Tem enfrentado problemas com o estoque de EPI? Veja como fazer um controle eficiente com essas dicas e otimize o uso dos equipamentos na sua unidade de saúde!
O controle de estoque de EPI (Equipamentos de Proteção Individual) desempenha um papel fundamental na garantia da segurança, saúde e bem-estar no ambiente hospitalar. Comprados em excesso, podem acabar perdendo a validade ou se deteriorando com rapidez caso o armazenamento não seja adequado. E igualmente problemática é a falta dos equipamentos. Mas como fazer um controle de estoque de EPI eficiente para suprir de forma eficaz a necessidade de todos os setores?
Importância do controle de estoque de EPI
Os equipamentos de proteção individual são projetados para mitigar riscos ocupacionais e reduzir a exposição a perigos físicos, químicos ou biológicos nas unidades de saúde. O controle eficaz do estoque de EPI assegura que os itens estejam prontamente disponíveis quando necessário, evitando interrupções ou atraso nos procedimentos devido à falta de equipamentos adequados. Além disso, a gestão adequada do estoque contribui para o cumprimento das regulamentações de segurança, reduz o risco de contaminações e IRAs , além de demonstrar o comprometimento com a proteção de colaboradores, pacientes e visitantes.
Passos para um controle de estoque eficaz
A melhor forma de fazer um controle de estoque de EPI eficiente é estimar o tempo que cada item costuma permanecer em estoque. Assim é possível calcular a quantidade e a periodicidade que devem ser utilizadas para haver o suprimento eficiente em cada setor. Além disso, é muito importante conhecer todos os itens disponíveis e as suas quantidades. Por outro lado, o cuidado com o fornecedor é fundamental. É preciso contar com uma empresa que forneça produtos de qualidade, mas também que tenha compromisso com os prazos de entrega. Veja um passo a passo de como fazer um controle de estoque de EPI realmente eficiente e garantir a segurança de todos na sua unidade de saúde.
Levantamento inicial
O primeiro passo para fazer um controle de estoque de EPI é fazer um levantamento sobre todos os equipamentos que são utilizados na unidade. Como cada setor tem necessidades específicas, faça uma separação por cada área. Avalie também a frequência de uso de cada peça - aventais, luvas, máscaras, etc - por que alguns são mais utilizados no dia a dia do que outros. Esse levantamento é útil para que você não compre itens que não são usados e/ou deixe faltar equipamentos extremamente necessários. Com isso, além de conhecer melhor o dia a dia de cada setor, você também estará cortando gastos desnecessários com EPIs sem utilidade real.
Defina níveis de estoque mínimo e máximo
Depois desse primeiro levantamento, é importante definir os níveis de estoque mínimo e máximo. O estoque de EPI mínimo deve ser calculado com base na demanda média de cada tipo de equipamento, levando em consideração fatores sazonais e variações inesperadas. Já o estoque máximo deve ser estabelecido considerando períodos de aumento de demanda, como surtos de doenças contagiosas, e possíveis atrasos nas entregas dos fornecedores. Além disso, é essencial considerar o tempo necessário para repor o estoque, levando em conta os prazos de entrega e os processos de aprovação. Manter um equilíbrio entre esses dois níveis de estoque assegura que os profissionais de saúde tenham acesso imediato a EPIs quando necessário, prevenindo escassez e garantindo a eficácia das medidas de proteção.
Faça um monitoramento regular
O terceiro passo para manter um controle eficiente do estoque de EPI é instaurar um monitoramento regular. Essa é a melhor forma de garantir que as quantidades adequadas de cada peça estejam sempre disponíveis. Esse monitoramento pode ser feito por meio de um sistema informatizado de gerenciamento de estoque de EPI, que registra as entradas e saídas de cada tipo de equipamento.
Além disso, esse sistema pode ser combinado com auditorias físicas periódicas para verificar a precisão dos registros e identificar qualquer desvio. Dessa forma, a análise dos padrões de uso ao longo do tempo também ajuda a antecipar variações sazonais e a ajustar os níveis de estoque mínimo e máximo. Por outro lado, é muito importante ressaltar que a colaboração entre as equipes de compras, gestão de estoque e profissionais de saúde é essencial para uma comunicação eficiente das necessidades e evitar situações de escassez. Esse monitoramento contínuo assegura que o estoque de EPI esteja sempre disponível em quantidade suficiente, otimizando a proteção dos profissionais de saúde em todas as circunstâncias.
Capacitação da equipe
A capacitação das equipes desempenha um papel fundamental na manutenção de um bom controle de estoque de EPI. Lembre-se que mesmo a eficiência das peças depende do seu uso de forma adequada, portanto é preciso fornecer o conhecimento necessário aos colaboradores. A capacitação pode abranger tópicos como o correto uso e descarte dos EPIs, protocolos de solicitação e retirada, guarda, armazenamento e conservação das peças e a atualização regular dos registros de estoque. Além disso, uma compreensão compartilhada das implicações da escassez de EPIs motiva as equipes a manterem práticas rigorosas de controle e a comunicarem prontamente quaisquer discrepâncias ou necessidades emergenciais. A capacitação contínua fortalece a colaboração entre os setores envolvidos e contribui para um gerenciamento de estoque eficiente.
Gestão de fornecedores
A boa gestão de fornecedores também é fundamental para a manutenção do controle adequado do estoque de EPIs nos ambientes hospitalares. Antes de mais nada, é importante identificar fornecedores confiáveis e de qualidade. Pesquise e produza uma lista das principais empresas, fazendo também uma avaliação de suas credenciais e dos clientes já atendidos. A ideia é estabelecer parcerias de longo prazo com fornecedores que possuam histórico consistente de entregas pontuais e produtos em conformidade com as normas técnicas. Além disso, a comunicação frequente e transparente com os fornecedores é essencial para alinhar as expectativas de estoque, demanda e prazos de entrega. Lembre-se de que contratos claros, especificando requisitos de qualidade e quantidades a serem entregues, proporcionam uma base sólida para o relacionamento. Faça também uma monitorização constante do desempenho dos fornecedores, através de métricas como pontualidade e qualidade. Assim é possível fazer ajustes proativos e garantir um suprimento contínuo e confiável de EPIs para alimentar o estoque.
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